11 dingen om jouw leven aangenamer te maken
Ik krijg heel vaak de vraag welke dingen men kan aanpakken om het ondernemersleven makkelijker te maken.
In dit artikel schotel ik je 11 dingen voor die die ervoor zorgen dat jouw leven instant aangenamer en eenvoudiger wordt.
1. Je boekhouding volledig digitaal voeren
Gedaan met papieren binnenbrengen bij de boekhouder, die dan op het einde van het kwartaal dagen aan de slag moet om al jouw documenten te ontcijferen. Jouw boekhouder werkt sowieso al digitaal en zal waarschijnlijk blij zijn met jouw vraag om over te schakelen naar een 100% digitale boekhouding. Zo niet, tijd om op zoek te gaan naar een boekhouder die wel mee is met zijn tijd. Check zeker dit artikel in dat geval.
Ik leg je trouwens in dit artikel stap voor stap uit hoe je overschakelt naar een volledig digitale boekhouding.
2. Je facturen maken in een facturatieprogramma
Er bestaan vandaag zoveel (gratis) tools waarmee je in een handomdraai professionele facturen maakt en verstuurt. Stop aub vandaag nog met het maken van facturen in Excel (of nog erger Word), want dat is gewoon vragen om problemen. Tuurlijk zal je wel eens missen in het factuurnummer of de BTW-berekening.
Bijkomend voordeel is dat de meeste programma’s automatisch betalingsherinneringen sturen van zodra de betalingstermijn overschreden is, zodat jij sneller je geld ontvangt.
3. Je verkoopfacturen automatisch aan je boekhouder bezorgen
Diezelfde tool van de vorige tip kan je trouwens zo instellen of koppelen zodat al jouw verkoopfacturen ook automatisch aan jouw boekhouder bezorgt worden. Jij hoeft op het einde van het kwartaal niet alles bij elkaar te zoeken en jouw boekhouder kan tussendoor al aan de slag met jouw documenten, waardoor jij sneller zicht hebt op jouw stand van zaken. Win Win Win!
4. Betalingsherinneringen automatisch versturen
Zoals ik al zei, kan je bij de meeste tools een volledig automatisch factuurbeheer instellen dat x aantal dagen na de vervaldatum jouw klant een eerste of verdere herinnering stuurt. Ik raad je trouwens aan om die eerste betalingsherinnering meteen enkele dagen na de vervaldatum te versturen en wel om 5 belangrijke redenen! Ik vertel jou alles over deze redenen in dit artikel.
5. Gebruik maken van het platform van je boekhouder
Je kan zoveel meer met het pre-accounting platform van je boekhouder, dan je factuurtjes opladen en aan je boekhouder bezorgen. Zo kan je jouw facturen rechtstreeks mailen naar het platform, heb je een overzicht van openstaande aankoop- en verkoopfacturen, stuur de betalingen van je aankoopfacturen met enkele klikken rechtstreeks naar je bank, kan je jouw huidige stand van zaken raadplegen en heb je een volledig doorzoekbaar archief van al je aan- en verkoopfacturen.
Als je je hierin wil verdiepen, check dan zeker dit artikel, waar ik dieper inga op bovenstaande zaken.
6. Betalingen manueel uitvoeren
Als ik jaarlijks 5 betalingen manueel uitvoer, zullen het er veel zijn. Mijn recurrente betalingen lopen volledig automatisch en andere betalingen doe ik via mijn boekhoudplatform waardoor ik in 3 klikken een hele reeks betalingen verwerk. Wil jij jouw betalingen ook gefixt hebben in slechts een paar minuten per week? Lees dan zeker de 7 dingen die je hiermee kunnen helpen in dit artikel.
7. Maximum 1x per week betalingen doen
Je verliest ongelofelijk veel tijd en focus wanneer je telkens een betaling doet bij elke nieuwe factuur die je ontvangt. Kies een vast moment per week wanneer je jouw admin verwerkt en betalingen uitvoert. Als je de vorige tip toegepast hebt, zijn dat er trouwens slechts nog een handvol, die je dan heel eenvoudig via het boekhoudplatform (dat je gekoppeld hebt bij tip 5) kan doorsturen naar jouw bank.
8. Weten wat je financieel te wachten staat
Nog een geweldig voordeel van een digitale boekhouding, is dat je op elk moment een duidelijk zicht hebt op jouw actuele stand van zaken. Om strategische beslissingen te kunnen nemen is het cruciaal dat je weet wat je vaste kosten en marge zijn, hoe jouw financiële forecast eruitziet en hoeveel je wanneer zal moeten betalen en ontvangen. Spoiler alert: je banksaldo is geen goede raadgever voor het nemen van beslissingen.
9. Back-up je bestanden automatisch in de cloud
Zolang we onze laptop maar bij hebben kunnen we werken waar en wanneer we maar willen. Maar wat als er ineens iets zou gebeuren met die laptop? Een ongelukje is snel gebeurd en het laatste waar je jou dan zorgen over wil maken, zijn jouw bestanden. Zorg dus voor een automatische back-up van al jouw bestanden in de cloud met bvb. Dropbox of OneDrive. Neem 1 keer de tijd om dit in te stellen, zodat je nooit meer manuele back-ups moet maken.
10. Vermijd dubbel werk te allen tijde
Als er één ding is dat ik haat met een passie, dan is het dubbel werk. Ik kan zelfs de gedachte niet verdragen. Doe geen werk, waar je een ander al voor betaald hebt. Hou bvb. geen eigen los admin systeem bij terwijl je dat van je boekhouder perfect kan gebruiken. Uiteraard kan je dit wel koppelen aan dat van jou, als jij nog meer zaken wil bijhouden dan de standaard.
Wees ook alert als je merkt dat je een taak meer dan 1 keer doet (of verwacht te doen). Met een template, checklist, procedure of automatisatie zorg je ervoor dat de taak volgende keer niet meer zoveel tijd kost. Gebruik hiervoor zeker een (gratis) tool, check mijn favo tools in dit artikel.
11. Gebruik wat je hebt ten volle
Tot slot doe af en toe een check van je huidige tools en systemen. Gebruik je die allemaal nog en gebruik je ook alle features die ze bieden? Gooi overtollige zaken overboord, koppel de tools die je kan koppelen en bekijk welke mogelijkheden je tools nog bieden die jou kunnen dienen.
Wist je trouwens dat meer dan 75% van de ondernemers hun tools niet ten volle benutten? Het zou toch zonde zijn om dat waar je toch al voor betaalt, niet helemaal te gebruiken.
Kan je nog wat meer support gebruiken? Ik help je uiteraard graag: stuur mij een mailtje met je issue of plan een Terminate Your Chaos Rescue call.
Heeft dit jou geholpen en ben je aan de slag gegaan om jouw leven makkelijker te maken? Laat het mij dan zeker even weten, ik vind het altijd fijn om van jou te horen.
Is jouw business-bestie ook toe aan een levensveranderende actie? Stuur dit artikel dan zeker door.
Mis geen enkele blog meer en registreer je vandaag nog op de mailinglijst.
