Stap 1 om je administratie te vergemakkelijken
Kimberly, waar moet ik in hemelsnaam beginnen? 🤔
Ik wil het graag helemaal anders doen, meer zoals jij zegt, maar heb geen flauw idee waar ik moet beginnen... De moed zakt mij al in de schoenen als ik eraan denk.
Een schoolvoorbeeld van de typische onderliggende redenen van uitstelgedrag op zijn best: niet weten waar beginnen of niet duidelijk zien wat de uitkomst moet zijn of hoe je het kan aanpakken.
Dé nummer 1 vraag die ik het meeste krijg.
Ik zal je niet het clichéantwoord "bij het begin" geven, dat ik als kind trouwens steevast van mijn vader kreeg, al zit er heel wat waarheid in natuurlijk. Alleen is dat net het probleem: je weet niet waar het begin of de basis juist is.
Wanneer je wil starten met het vergemakkelijken van je administratie, is het begin de instroom en verwerking van facturen in goede banen leiden, zodat je niet langer elk kwartaal uren alle documenten bij elkaar moet zoeken.
Ik reik je graag de eerste blokjes aan om mee te starten met dit eenvoudig stappenplan.
1. Ontvang jouw facturen digitaal
Als eerste maak je een lijstje van jouw meest voorkomende leveranciers, denk hierbij aan telecom, energie, water, vakverenigingen, freelancers, sociaal verzekeringsfonds, ... Ga zeker ook eens kijken in je schoendoos / brievenbakje / verzamelmap / whatsoever om dit lijstje zo volledig mogelijk te maken.
Schrijf als volgende die leveranciers aan (per mail uiteraard! verspil geen geld aan postzegels aub) dat je vanaf nu je facturen digitaal wil ontvangen. Goodbye papieren facturen!
Sommige grotere bedrijven (denk telecom, energie, ...) hebben hiervoor een specifiek formulier op hun website waar je kan aangeven dat je vanaf nu je facturen per mail wil ontvangen.
2. Bezorg jouw digitale facturen aan je boekhouder
Vraag eens even na hoe jouw boekhouder jouw facturen wil ontvangen. Misschien via mail, via Dropbox, in de cloud, op zijn/haar eigen platform, … en ga op ontdekking op dat kanaal, als het nieuw zou zijn voor jou.
3. Maak jouw papieren facturen digitaal
Neem je schoendoos / brievenbakje / verzamelmap / whatsoever en scan of fotografeer alle facturen, vergeet ook niet de achterkant als daar nog iets nuttig opstaat #het2debladontbreekt (algemene voorwaarden horen niet in deze categorie).
Drop deze files bij de boekhouder zoals die dat het liefste heeft → check het antwoord op jouw mail van gisteren.
Blijft het voorlopig nog even stil aan de kant van jouw boekhouder? Niet getreurd, jij hoeft je daar niet door te laten tegenhouden! Zet deze files alvast samen in een mapje op jouw computer zodat je deze later met één klik kan bezorgen aan je boekhouder.
4. Sluit je kwartaal af met 1 muisklik
Wanneer je nu nieuwe digitale facturen ontvangt, stuur je deze onmiddellijk door naar het specifieke mailadres van je boekhouder of sla je die op in een specifieke mapje om elke week of maand op te laden bij je boekhouder. Zo kan jij vanaf nu ook je kwartaal afsluiten met 1 muisklik.
Ontvang je nog facturen op papier? Herhaal dan stap 1 per leverancier.
Kan je nog wat meer support gebruiken? Neem dan deel aan mijn gratis driedaagse challenge waarbij ik je gaandeweg begeleid doorheen het stappenplan en ik je alle template emails meegeef.
Heeft dit jou geholpen en ben je aan de slag gegaan om jouw leven makkelijker te maken? Laat het mij dan zeker even weten, ik vind het altijd fijn om van jou te horen.
Is jouw business-bestie ook toe aan een levensveranderende actie? Stuur dit artikel dan zeker door.
Moest je nog met andere zaken worstelen, help ik je uiteraard ook graag verder: stuur mij een mailtje met je issue of plan een Terminate Your Chaos Rescue call.
Mis geen enkele blog meer en registreer je vandaag nog op de mailinglijst.
