Een recurrent administratief taakje waar ondernemers veel tijd mee verliezen en waar hun talenten volledig onderbenut zijn, is het uitvoeren van betalingen. Uiteraard een noodzakelijk werk want anders gaat het niet lang blijven duren en zal je al snel met stakende tools en mensen zitten.
Alleen hoeft het echt niet zoveel tijd in te nemen en kan dit op een paar minuten per week gefixt zijn.
Geen idee hoe dat kan? Ik help je graag op weg met deze 7 tips.

1. Domiciliëringen

Bij de meeste grote bedrijven kan je ervoor kiezen om te betalen via domiciliëring, vaak krijg je er zelfs nog een korting voor. Vandaag hebben ook heel wat KMO’s met een recurrente business ook de weg naar domiciliëringen gevonden. Vraag dit zeker even na. De grote spelers zoals telecom- en energieleveranciers hebben hiervoor zelfs een eenvoudig formuliertje op hun website of kan je met 2 klikken aanvragen via je klantenzone.

Ik hoor heel wat paarden al steigeren, want wat als ik het niet eens ben met de factuur? Ten eerste: wanneer was de laatste keer dat je dit type factuur geprotesteerd hebt? Ten tweede: vaak moet je bij die grote bedrijven de factuur alsnog eerst betalen en wordt het later rechtgezet. En tot slot kan je een uitgevoerde domiciliëring nog tot 8 weken na datum laten terugvorderen.

Ook goed om te weten: je kan ten alle tijde een domiciliëring stopzetten via je online banking, waar je ook een overzicht kan zien van je actieve mandaten.

2. Doorlopende betalingsopdrachten

Voor die recurrente betalingen waar een domiciliëring geen optie is en waarvoor je maandelijks hetzelfde bedrag betaalt, kan je een doorlopende betalingsopdracht aanmaken. Huur of vaste onkostenvergoedingen zijn hiervan een goed voorbeeld. Ook als je jezelf een vast loon uitbetaald, kan dat op deze manier automatisch laten verlopen.

De frequentie hoeft trouwens niet steeds maandelijks te zijn, maar kan ook jaarlijks, eens per kwartaal of per 2 maanden zijn. In je online banking kan je eenvoudig een doorlopende opdracht aanmaken, waar je alle parameters zelf kan instellen: bedrag, welke frequentie, welke dag van de maand. Uiteraard kan je deze ook op elk moment stopzetten of aanpassen naar jouw noden.

3. Je sociaal secretariaat mandateren

Als je personeel hebt of als zaakvoerder binnen een vennootschap werkt, maak je waarschijnlijk al gebruik van een sociaal secretariaat om de nodige berekeningen te doen en alle wettelijke documenten op te stellen. Je kan hen ook een mandaat geven om de lonen automatisch te laten uitbetalen.

Wist je dat je hen trouwens ook de maaltijdcheques kan laten bestellen? Die je dan natuurlijk betaald via domiciliëring. Zo worden deze automatisch opgeladen en betaald. Weer iets dat je van jouw lijstje kan schrappen!

4. Jaarfacturen

Werk je met tools, dan heb je vaak elke maand een hoop facturen en betalingen die hiermee gepaard gaan. Alhoewel die meestal wel automatisch verlopen via jouw kredietkaart, is dit toch weer wat extra admin voor jou én je boekhouder (lees: kost jou meer!) die je gemakkelijk kan vermijden.

Zet je abonnement om naar een jaarabonnement, hierdoor heb je maar 1 factuur en 1 betaling per jaar ipv 12 én je krijgt er bovendien nog een mooie korting bovenop. Win-win!

Doe dit uiteraard alleen met de tools waar je van overtuigd bent en die je zal blijven gebruiken. Wanneer je nog een tool aan het testen bent, blijf dan zeker in een flexibel maandabonnement dat je steeds kan opzeggen.

5. Kredietkaart en online betalingen

Door aankopen meteen te online te betalen op het moment van bestelling ipv ze achteraf via overschrijving te betalen, bespaar je ook heel wat tijd. Je kan gewoon de QR code scannen en je factuur is betaald. Voor terugkerende betalingen, zoals de tools van punt 4, zorgt een kredietkaart voor een automatisch verwerking. Enige minpuntje is dat het vaak voor je boekhouder meer werk is om een kredietkaartbetaling te verwerken dan een transactie met je bankrekening (overschrijving of Bancontact).

6. Boekhoudplatform

Na het toepassen van alle tips hierboven, zullen er altijd nog wat betalingen overblijven die niet volautomatisch kunnen lopen, maar dat wil niet zeggen dat jij dit manueel moet gaan uitvoeren!

Het platform van je boekhouder, dat je momenteel misschien alleen nog maar gebruikt om facturen op te laden, kan zoveel meer dan je denkt… Ik schreef hierover al een apart artikel. Je kan het dus ook gebruiken om jouw betalingen supersnel mee uit te voeren want je kan betalingen vanuit het platform rechtstreeks door te sturen naar je bank.

In het overzicht van je openstaande aankoopfacturen vink je aan welke facturen je wil betalen en stuur je ze, inclusief factuurreferentie of gestructureerde mededeling, meteen naar je bank. In enkele minuten zijn al je betalingen uitgevoerd ✅

7. Batchen & timeblocking

Tot slot raad ik je sterk aan om je betalingen op één vast moment uit te voeren, al dan niet via het boekhoudersplatform. Door je betalingen te batchen en er een vast tijdstip voor te plannen, bespaar je heel veel tijd en mental space. Kijk welke frequentie geschikt is voor jouw onderneming (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks) en zet een recurrente taak in je agenda, bij voorkeur gegroepeerd met andere admin taken.

Door het toepassen van deze supereenvoudige tips besteed ik zelf (en mijn klanten) maximum 5 minuten per week aan het uitvoeren van betalingen.

Ik geef wekelijks tips waarmee jij meteen een hoop tijd in je agenda kan vrijmaken voor die projecten waar je echt blij van wordt. Schrijf je snel in op de mailinglijst om geen enkele tip te missen!

Kan je zolang niet wachten?
Geen tijd (#meta) of geen zin om er zelf aan te beginnen?
Wil je graag tips voor jouw unieke context?

Boek dan nu een Terminate Your Chaos Rescue Call.

Wat is dat juist die Terminate your chaos Rescue Call ?

👉 je hebt 90 min toegang tot mijn unieke Chaos Terminator brein
👉 ik bedenk on the spot eenvoudige oplossingen voor jouw persoonlijke administratie frustraties
👉 je krijgt praktische tips en quick wins die je meteen kan toepassen

Boek vandaag nog jouw call en win vanaf volgende week al bakken tijd!

Heeft dit jou geholpen en ben je aan de slag gegaan om jouw betalingen in 5 min te fixen? Laat het mij dan zeker even weten, ik vind het altijd fijn om van jou te horen.

Is jouw business-bestie ook toe aan een levensveranderende actie? Stuur dit artikel dan zeker door.

Mis geen enkele blog meer en registreer je vandaag nog op de mailinglijst.

Al je betalingen gefixt op 5 min!